Comment réussir un projet en entreprise ?

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Que ce soit lors de la mise en place d'une nouvelle organisation, d'un nouveau process ou de nouveaux produits, tout manager est un jour confronté à la notion de projet.

Un projet est, dans l'esprit des gens, quelque chose qui pourrait se réaliser un jour à certaines conditions. Dans l'entreprise, c'est légèrement différent. En effet, un projet prend tout de suite une allure plus concrète. Il est souvent affublé d'un nom de code, une équipe est désignée pour s'en occuper et un chef d'équipe est nommé pour orchestrer le tout. Surtout, cette équipe a un objectif : que le projet aboutisse ...

Mais pour que ce projet voie le jour, il est nécessaire que quelques prérequis existent. En suivant le guide de Jean-Paul Guedj dans son ouvrage "Les 50 règles d'or du management ", j'ai poussé le raisonnement pour arriver à considérer 5P pour garantir le succès d'un projet.

Premièrement, le projet doit être pertinent, c'est-à-dire qu'il ait un sens. Ensuite, il doit être plaisant, c'est-à-dire que les participants au projet doivent éprouver du plaisir à travailler dessus. Il doit être également partagé, c'est-à-dire que les personnes y participant doivent se l'approprier. Il doit encore être possible, donc réaliste. Enfin, il doit être participatif, autrement dit, un lieu d'échange permettant à chacun d'exprimer son point de vue de manière constructive.

1) Un projet pertinent

Un projet pertinent est un projet qui a un sens. Cela semble évident à dire, mais c'est pourtant fondamental.

Si vous êtes dans une entreprise qui réalise des sites web pour des clients institutionnels, il semble peu pertinent de vous lancer dans un projet qui viserait à améliorer la culture des plantes sous serre. Personne ne croira un seul instant que ce projet soit important pour l'entreprise.

Le projet doit donc être en relation avec le domaine dans lequel vous évoluez ce qui va non seulement le rendre crédible auprès de vos collaborateurs, mais également lui permettre d'aboutir. Ce dernier point est très important car il ne faut jamais perdre de vue qu'un projet est fait pour aboutir et que ce n'est pas un moyen d'occuper des collaborateurs ...

2) Un projet plaisant

Ensuite, ce n'est parce que le projet que vous venez de lancer est important, voire stratégique pour l'entreprise qu'il doit être pesant et stressant pour tout le monde.

Au contraire, le responsable de ce projet devra s'appliquer à faire en sorte que l'ambiance au sein de l'équipe soit la meilleure possible et que les personnes travaillent en confiance. Les gens doivent avoir du plaisir à travailler sur ce projet.

Un des moyens est de montrer aux collaborateurs de l'entreprise qu'ils vont en retirer une expérience positive et enrichissante : que ce soit au niveau technique, ou encore humain. C'est donc la raison pour laquelle les membres constituant l'équipe de projet devront être choisis pas seulement en fonction de leurs capacités intellectuelles ou de leurs connaissances, mais également en fonction de leur capacité à travailler en équipe.

3) Un projet partagé

Pour que le projet ait des chances de réussir, la vision que la direction a sur celui-ci doit être partagée par toutes les personnes concernées. Cela passe donc par beaucoup de communication avant et pendant le projet.

Le but du projet et ses enjeux doivent ainsi être partagés par tout le monde. Et lorsque je dis tout le monde, cela signifie que chaque collaborateur doit être littéralement être imprégné des enjeux liés au projet. De plus, le fait de faire partie d'une équipe qui mène un projet et avec une bonne communication autour des objectifs mais aussi sur les conséquences possibles d'un échec sont sans aucun doute un facteur de motivation.

Pour revenir un instant sur la vision partagée entre la direction et les membres de l'équipe du projet, il est très important que la vision soit clairement partagée. Cela signifie qu'il ne doit pas y avoir de doutes de la part de l'équipe projet sur les objectifs de la direction. En d'autres termes, la direction ne doit pas avoir un but officiel et un but officieux, connus de quelques un seulement. La transparence est de mise.

4) Un projet possible

Le projet doit être réaliste et possible.

Le risque est que les personnes travaillant sur le projet jugent que ce qui leur est demandé n'est pas possible. Dans ce cas, cela va se traduire par une profonde démotivation.
On a tendance à croire que le fait de mettre la pression sur les équipes pour les faire accélérer a un effet positif. C'est sans doute vrai au début et tant que les collaborateurs concernées sentent que cela reste dans le domaine du possible. En revanche, une fois cette barrière invisible franchie, les efforts demandés deviennent irréalistes et donc irréalisables et donc non réalisés.

Par ailleurs, il faut que le projet soit bordé techniquement et humainement. Si on demande de développer un produit extrêmement complexe pour lequel les compétences des personnes concernées ne suffisent pas, cela va également se traduire par un échec.

Il faut donc être très vigilant à rester dans ce que les personnes travaillant dans l'aéronautique nomment le "domaine de vol" de l'entreprise. Si on en sort, on risque d'aller à l'échec.

5) Un projet participatif

L'équipe projet est faite de femmes et d'hommes. Ces personnes échangent leurs idées, partagent leurs compétences, pour aller vers un but commun.

Si les personnes travaillant sur le projet n'ont pas ce sentiment de partage, cela ne va pas marcher. Chaque membre de l'équipe a ses propres compétences et expertises, mais ces dernières peuvent être enrichies par des points de vue d'autres personnes du groupe.

C'est cette participation croisée qui fait la richesse d'une équipe. Dans certaines entreprises américaines par exemple, l'équipe en charge d'un projet n'hésite pas à afficher à la vue de tous les résultats intermédiaires obtenus pour que chacun puisse faire ses remarques ou puisse poser des questions. Cela permet très souvent de découvrir des choses qui n'avaient pas été vues avant et ainsi de progresser.

Un principe qui me semble assez sain, mais qui requiert beaucoup de rigueur de la part du chef de projet, est de laisser dans un premier temps toutes les idées s'exprimer, sans aucune contrainte, pour ne fixer les limites qu'à la fin. Cela permet parfois de trouver des solutions originales et innovantes qui n'auraient pas vu le jour si les contraintes avaient été fixées dès le départ.



Et pour vous, quelle approche est la meilleure pour qu'un projet aboutisse ? 

Si vous avez des difficultés à rendre vos projets pertinent, plaisant, partagé, possible et participatif, contactez-nous sur http://www.so-creativeconsulting.com pour que nous vous aidions à les redéfinir pour qu'ils soient conformes à  ces 5 P !

Pour aller plus loin :