mercredi 17 octobre 2012

3 actions pour améliorer l'efficacité de ses équipes



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Il y a quelques années, je dirigeais un site de production au Proche-Orient et bien que le bureau d'étude fût à Paris et le responsable commercial parcourût le monde, les informations circulaient correctement et le projet dont j'avais la gestion fonctionnait bien.

Pourtant, j'ai travaillé récemment dans une entreprise où 3 équipes étaient censées travailler ensemble : l'administration des ventes, le bureau d'études et les chargés d'affaire. Seulement le problème était que bien que ces équipes fussent physiquement proches, elles avaient le plus grand mal à communiquer, et souvent les projets prenaient du retard sans que l'on comprenne vraiment d'où venaient les problèmes.

Ces problèmes de communication interne récemment rencontrés m'ont alertés. En effet, je ne comprenais pas pourquoi mon expérience proche-orientale avait pu être aussi positive alors que nous ne nous rencontrions que quelques heures par mois, alors que des collègues de bureau avaient tellement de mal à parler entre eux au point de mettre certains projets en péril alors qu'ils se côtoyaient en permanence !


La découverte récente de l'ouvrage de Karen Sobel Lojeski, qui n'existe à ma connaissance qu'en anglais : Uniting the Virtual Workforce: Transforming Leadership and Innovation in the Globally Integrated Enterprisepermet d'expliquer ce paradoxe apparent par la notion de "Distance Virtuelle".

1) La Distance Virtuelle, qu'est ce que c'est ?

La Distance Virtuelle est en fait la distance qui existe entre les individus non pas telle qu'elle est réellement, mais telle qu'ils la perçoivent. Ce concept est parti du principe qu'aujourd'hui, les téléphones, les vidéo-conférences, les emails et les outils collaboratifs ont permis aux gens de collaborer sans pour autant se rencontrer physiquement.

Il existe de nombreux facteurs qui jouent sur la distance, mais on peut les regrouper en 3 catégories :
La Distance Physique :
Cette catégorie regroupe :
  • la Distance Spatiale (géographique) qui sépare physiquement les personnes
  • la Distance Temporelle qui sépare les personnes situées dans des fuseaux horaires différents
  • la Distance Relationnelle qui sépare les personnes ayant des positions différentes au sein d'une même entreprise

La Distance Opérationnelle :
Cette catégorie regroupe :
  • l'Interaction Physique, qui définit la fréquence à laquelle les personne se rencontrent physiquement; plus elles se rencontrent fréquemment, plus elles auront l'impression que la distance qui les sépare est faible
  • la Taille de l'Equipe, qui va déterminer le sentiment d'appartenance à un groupe
  • le Multi-Tâche, qui va définir si une personne travaille sur plusieurs sujets en même temps ou non; son niveau d'implication va donc dépendre de sa disponibilité
  • les Capacités Techniques des personnes qui leur permet ou non, selon qu'elles maîtrisent bien ou mal les outils de communication de rentrer en contact avec les autres

La Distance d'Affinité :
Cette catégorie regroupe :
  • la Distance Culturelle, qui caractérise la distance qui peut exister entre des collaborateurs de cultures complètement différentes et qui peut donc être un frein à leur communication
  • la Distance Sociale, qui est le pendant de la Distance Culturelle, mais au sein d'un groupe socialement hétérogène
  • l'Historique Relationnel, qui définit si les personnes se connaissaient auparavant, si elles ont une histoire en commun (avec parfois un passif assez lourd ...)
  • l'Interdépendance des Tâches, qui définit dans quelles mesures les tâches que les personnes réalisent dépendent des autres

La Distance Virtuelle est donc la synthèse de ces 3 catégories de "distances". Par ailleurs, le résultat des recherches de Karen Sobel Lojeski est que pour qu'un projet puisse aboutir ou pour que des équipes travaillent de manière à créer des produits innovants par exemple, il est nécessaire que toutes ces distances soient les plus petites possibles.

Si je reprends les exemples cités en introduction, je constate que dans le cas de mon projet au Proche-Orient :
  • la Distance Physique était relativement élevée, quoique seulement sur la partie spatiale
  • la Distance Opérationnelle était très faible
  • la Distance d'Affinité était également très faible
J'avais donc une Distance Virtuelle faible avec les autres personnes du projet, ce qui explique son succès.

Quant à l'exemple de la société où je travaillais récemment :
  • la Distance Physique était très faible
  • la Distance Opérationnelle était moyenne (surtout à cause de l'effet multi-tâches)
  • la Distance d'Affinité était très élevée, les personnes ne s'entendant clairement pas entre elles essentiellement à cause d'un historique compliqué ...
Dans ce cas on a donc une Distance Virtuelle élevée, ce qui explique les difficultés à faire avancer certains projets !

2) Conséquences concrètes

Les études que Karen Sobel Lojeski a menées ont montré que dans le cas d'une Distance Virtuelle importante, on pouvait estimer concrètement le coût du dysfonctionnement de l'organisation :
  • 50% de chances que le projet se termine mal (hors délais, hors budget)
  • 90% de diminution de la capacité à innover
  • 80% de baisse de motivation au travail
  • 83% de baisse du niveau de confiance en l'équipe
  • 80%  de baisse du rôle et de la clarté des objectifs
  • 50% de diminution de l'efficacité du dirigeant

On note donc le coût très important qu'une Distance Virtuelle élevée peut engendrer.

Il est donc nécessaire d'agir sur les différentes composantes de cette distance dans le but de la diminuer.

3) 3 actions pour diminuer la Distance Virtuelle

Le premier constat est qu'en réalité, la Distance Virtuelle n'est pas forcément la somme directe des trois Distances évoquées précédemment, mais qu'il existe une pondération rendant l'influence de la Distance d'Affinité prépondérante.
Ainsi, ce n'est pas parce que les collaborateurs d'une entreprise sont éloignés physiquement que cela va forcément avoir un impact négatif sur l'innovation ou la réussite des projets.

Ensuite, on constate que la Distance d'Affinité est de loin la plus difficile à raccourcir, surtout si la composante "Historique Relationnel" est lourde. En revanche, on peut tenter de diminuer cette Distance d'Affinité en limitant les distances culturelles ou encore sociales. Pour cela on peut par exemple permettre aux différents membres du groupe de s'exprimer sur leur histoire personnelle et se présenter, de dire comment ils sont arrivés dans le projet, quels sont leurs centres d'intérêts, etc.. Tout cela dans le but d'augmenter l'affinité entre les membres du groupes.
On peut encore renforcer la cohésion du groupe en faisant travailler des binômes composés de personnes très différentes sur des petits sous-ensembles, ce qui a valeur d'exemple pour le reste des collaborateurs.

Pour la Distance Opérationnelle, il est clair que la formation des collaborateurs aux outils de communication, le fait de favoriser des rencontres physiques à certains moments clefs d'un projet peuvent certes coûter de l'argent immédiatement, mais le gain sera très important.
A l'inverse, vouloir faire des économies de bout de chandelle en limitant par exemple les voyages permettant aux collaborateurs de se rencontrer, peut à terme signifier des pertes beaucoup plus importantes pour l'entreprise en termes de retard sur le projet ou de dépassement de budget.



Pour conclure, on pourrait dire que l'éventail des solutions permettant de réduire la Distance Virtuelle est très important car il existe autant d'axes de progrès qu'elle a de composantes.
Mais, comme en pareil cas, il faut prendre le temps de poser un diagnostic le plus complet qui soit et ensuite prendre le temps de travailler sur les moyens à mettre en oeuvre pour réduire les différents éléments composant la Distance Virtuelle.
Quand on voit les conséquences d'une Distance Virtuelle élevée entre les différents collaborateurs, on comprend bien qu'il faille bien réfléchir avant d'agir !
Par ailleurs, cette méthode permet d'expliquer que l'éloignement physique de collaborateurs travaillant sur un projet commun n'est pas un frein. Nous pouvons tous en témoigner !


Et vous, avez-vous été confronté, sans le savoir, aux effets de cette Distance Virtuelle dans vos projets ?

Si vous avez des difficultés pour réduire la distance virtuelle séparant vos collaborateurs entre eux, contactez-nous sur http://www.so-creativeconsulting.com pour que nous vous proposions des solutions concrètes et efficaces au niveau de votre organisation.

Pour aller plus loin : 

           

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